Hyvä hallintotapa
1. Johdanto
Yhteiskunta on jo vuosikymmenien ajan osoittanut arvostusta tieteen tukemiselle myöntämällä yleishyödyllisille säätiöille verovapauksia. Perusta on johdettavissa siitä, että niiden toiminta palvelee ja hyödyttää yhteiskuntaa monin tavoin.
Säätiölaki antaa siviilioikeudellisen säännösperustan Diabetestutkimussäätiölle. Tämä laki ja niihin pohjautuvat, viranomaisen vahvistamat säätiön säännöt ja Diabetestutkimussäätiön laatujärjestelmä, sijoitustoiminnanperiaatteet ja apurahojen jakoperiaatteet luovat perustan ja ohjeet säätiön toiminnalle.
Diabetestutkimussäätiö on yleishyödyllinen yhteisö. Diabetestutkimussäätiön säännöt ja toiminta täyttävät kaikki seuraavat edellytykset:
- Se toimii yksinomaan ja välittömästi yleiseksi hyväksi aineellisessa, henkisessä, siveellisessä tai yhteiskunnallisessa mielessä.
- Sen toiminta ei kohdistu vain rajoitettuihin henkilöpiireihin
- Se ei tuota toiminnallaan siihen osallisille taloudellista etua osinkona, voitto-osuutena taikka kohtuullista suurempana palkkana tai muuna hyvityksenä.
Diabetestutkimussäätiön tarkoituksena on tukea diabetekseen liittyvää tieteellistä tutkimustyötä ja tutkimustulosten tunnetuksi tekemistä.
Diabetestutkimussäätiö toteuttaa tarkoitustaan jakamalla apurahoja tieteelliseen tutkimustyöhön ja julkaisutoimintaan, pyrkimyksenä diabeteksen ja sen aiheuttamien lisäsairauksien ja sosiaalisten haittojen ennaltaehkäiseminen ja vähentäminen sekä diabeteksen hoidon kehittäminen.
Säätiö on oikeutettu vastaanottamaan lahjoituksia, testamentteja ja avustuksia sekä muullakin laillisella tavalla kartuttamaan omaisuuttaan. Tässä toiminnassa vaikuttavat sääntömääräysten lisäksi monenlaiset lahjoittajamääräykset, jotka ulottuvat joskus apurahatarkoituksen ohella myös omaisuuden hallintaan. Määräykset eivät ole tahdonvaltaisia, vaan niitä noudatetaan ja kunnioitetaan.
2. Apurahat
Diabetestutkimussäätiö jakaa apurahoja sääntöjensä mukaisesti säännöllisesti ja jatkuvasti. Jaettavien apurahojen määrä on 2-4 prosenttia omaisuuden käyvästä arvosta. Säätiön hallituksen on kuitenkin huolehdittava siitä, että tarkoituksen toteuttaminen on mahdollista myös tulevaisuudessa.
Säätiön hallituksen jäsenillä ja tieteellisen valiokunnan jäsenillä tulee olla selkeät apurahojan jakoperiaatteet apurahojen myöntämiseksi. Hallituksen ja tieteellisen valiokunnan jäsenillä ei ole oikeutta käsitellä tai päättää apurahojen myöntämisestä itselleen, omalle tutkimusryhmälleen tai lähipiirilleen. Hallituksen ja tieteellisen valiokunnan jäsen on myös esteellinen käsittelemään hakemusta, jos hän ei voi tehdä sitä sivuvaikutteista vapaana. Apurahojen myöntäminen ei myöskään saa olla ristiriidassa säätiön tarkoituksen kanssa.
Säätiö edellyttää apurahansaajalta, että hän ei anna apurahastaan edelleen apurahoja tutkimusryhmänsä jäsenille. Sen sijaan apurahansaaja voi maksaa apurahasta palkkaa tutkimusryhmänsä jäsenille.
Verottajalle annetaan asianmukaiset ilmoitukset. Diabetestutkimussäätiö ilmoittaa lain mukaisesti apurahansaajien tiedot Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle.
Apurahojen hakemisesta, hakemusten käsittelystä ja päätösten ilmoittamisesta tiedotetaan riittävällä tavalla. Tällöin kiinnitetään erityisesti huomiota siihen, että:
- tieto hakumahdollisuudesta tavoittaa potentiaaliset hakijat
- hakemuslomakkeet ja niiden täyttämiseksi annetut ohjeet ovat selkeät ja hyvin saatavilla
- hakijat saavat tiedon käsittelytavasta ja aikataulusta
- myönnetyistä apurahoista tiedotetaan ilman aiheetonta viivytystä ja samalla annetaan selkeät ohjeet apurahan saajille siitä, miten apurahan nostamiseksi tulee toimia ja miten työn edistymisestä on raportoitava.
3. Tiedottaminen
Diabetestutkimussäätiön hallitus on toiminnassaan avoin ja tiedottaa toiminnastaan. Yhteydenpito julkiseen sanaan ja viranomaisiin on avointa.
Säätiön hallitus laatii vuosittain toiminnastaan vuosikertomuksen lakisääteisen tilinpäätöksen lisäksi.
4. Hallinto
Diabetestutkimussäätiön hallinnossa on toiminnan ja varainhoidon edellyttämä asiantuntemus.
Säätiön hallinnossa olevilla on toiminnan laajuuden edellyttämät sisäiset apurahatoimintaa ja varainhoitoa koskevat ohjeet.
Asiantuntijat ja muut luottamustehtävissä toimivat hoitavat tehtävänsä tasapuolisesti.
Hallituksen ja muiden sääntömääräisten toimikuntien kokouksista pidetään pöytäkirjaa. Pöytäkirjat liitteineen säilytetään pysyvästi.
Myönnettyjä apurahoja koskevat ja vastaavat asiakirjat säilytetään arkistoituna vähintään kymmenen vuotta.
Tietosuojaan kiinnitetään erityistä huomiota, ja poistettavat asiakirjat tuhotaan asianmukaisesti.
Hallituksen jäsenet ja muut toiminnan vastuuhenkilöt eivät osallistu käsittelyyn ja päätöksentekoon asiassa, jossa heidän objektiivisesti arvioiden voidaan katsoa olevan esteellisiä. Nämä henkilöt ilmoittavat riittävän kattavasti jäsenilleen omat mahdolliset päätöksenteossa esiin tulevat eturistiriitatilanteet.
Hallintokustannukset ovat kohtuullisia ja suhteutettuja säätiön tarkoituksen toteuttamiseen käytettyihin varoihin.
Säätiö ei myönnä apurahoja tai niihin verrattavia etuja hallituksensa jäsenille, toimielintensä jäsenille tai muille luottamushenkilöilleen.
Tilien ja hallinnon tarkastuksesta vastaavat sääntöjen mukaan KHT-tilintarkastajat. Kirjanpito hoidetaan ja tilinpäätösasiakirjat laaditaan kirjanpitosäännöstön mukaisesti.
Hallitus vastaa siitä, että säätiöiden valvontaa koskevien säännösten edellyttämät ilmoitukset tehdään valvovalle viranomaiselle määräajassa.
Mikäli säätiön tarkoitusta ei muuttuneiden olosuhteiden vuoksi tai muusta syystä voida enää kokonaan tai joltakin osin toteuttaa, säätiön hallituksen tulee ryhtyä asianmukaisiin toimenpiteisiin. Tällaisia voivat olla sääntöjen muuttaminen tai säätiön lakkauttaminen.